Đăng lệnh là tất cả các quy tắc mà nhân viên bảo vệ phải tuân theo tại bất kỳ địa điểm nào. Nếu không có lệnh bưu chính, các sĩ quan chỉ đơn giản là không biết phải làm gì, họ được mong đợi điều gì và không có trách nhiệm giải trình. Nhiều nơi thuê nhân viên bảo vệ không ghi bất cứ điều gì vào văn bản. Điều này thường tạo ra những vấn đề lớn. Một ấn phẩm càng phức tạp thì càng có nhiều vấn đề phát sinh khi tất cả các quy tắc và kỳ vọng không được giải thích rõ ràng. Nhân viên an ninh phải biết những gì được mong đợi ở họ. Dưới đây là một số thành phần chính mà tất cả các đơn đặt hàng qua thư phải có.
1) Thông tin liên lạc khẩn cấp. Điều này nên bao gồm tất cả các số điện thoại của người thuê trong trường hợp có điều gì đó xảy ra với căn hộ cụ thể của họ. Rõ ràng, thông tin về quản lý tòa nhà và chính sách cũng như bảo trì và kỹ thuật cũng nên được đưa vào.
2) Các thủ tục khẩn cấp cũng cần được lưu ý bao gồm nhưng không giới hạn ở các mối đe dọa đánh bom, hỏa hoạn, trộm cắp, lũ lụt, bắt cóc, v.v.
3) Thủ tục đóng cửa cũng nên được bảo hiểm.
4) Nói chung, mọi thông tin liên quan từ danh bạ điện thoại đều được đưa vào.
5) Chính sách đăng ký liên quan đến việc tạo quyền truy cập của người nhắn tin, khách và khách hàng. Càng cụ thể càng tốt. Có phải tất cả khách truy cập phải đăng nhập? VIP có được miễn không?
6) Các yêu cầu viết báo cáo thường được thể hiện thông qua các ví dụ. DAR, còn được gọi là báo cáo hoạt động hàng ngày, nên bao gồm một ví dụ về những gì được coi là phù hợp với công việc trong ngày để nhân viên biết họ nên trình bày chi tiết như thế nào trong báo cáo của mình. Các báo cáo sự cố cũng rất quan trọng vì chúng được sử dụng khi các tai nạn nghiêm trọng xảy ra và thường được đưa ra trước tòa để chứng minh các trường hợp pháp lý.
7) Các kỹ năng dịch vụ khách hàng, một phần quan trọng của bảo mật, cần được nhấn mạnh, xác định để các nhân viên hiểu rõ về cách khách hàng muốn mọi người được đối xử. Ví dụ, một số khách hàng có chính sách chống liên minh rất nghiêm ngặt mà họ muốn thực thi.
Có nhiều thông tin hơn cần được đưa vào đơn đặt hàng qua bưu điện. Mỗi tài khoản là khác nhau và các quy tắc phải được điều chỉnh để giải thích cho những khác biệt này.
*Bài viết theo quan điểm của tác giả: Scott Dinnerman, chúng tôi chỉ biên dịch và giới thiệu
