Khi nói đến việc quản lý một tài sản thương mại ngày nay, các biện pháp kiểm soát và hiệu quả sẽ giúp bạn cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp cho khách hàng của mình. Đặc biệt, tất cả các hệ thống của bạn phải được ghi chép đầy đủ và phù hợp với từng loại tài sản.
Sau đó, điều này gợi ý rằng các danh sách kiểm tra cụ thể sẽ áp dụng cho tài sản văn phòng, tài sản thương mại và tài sản công nghiệp. Danh sách kiểm tra cũng sẽ khác khi nói đến việc cho thuê quản lý tài sản.
Dưới đây là một số mẹo giúp bạn thiết lập một quy trình sàng lọc vững chắc như một phần của dịch vụ quản lý tài sản của cơ quan bạn.
- Tài liệu cho thuê phải luôn được xem xét khi tiếp quản quản lý tài sản mới. Trong nhiều trường hợp, bạn sẽ thấy rằng một phần tài liệu bị thiếu ở một số khía cạnh hoặc những ngày quan trọng chưa được thực hiện. Nếu ai đó cung cấp cho bạn một lịch trình cho thuê như là một phần của việc chuyển giao quyền sở hữu, hãy đảm bảo rằng lịch trình được kiểm tra đầy đủ so với tài liệu cho thuê hiện có của bạn. Bạn cũng nên hiểu rằng tài liệu cho thuê không phải là tài liệu duy nhất liên quan đến việc làm. Bạn có thể và thường sẽ tìm thấy các tài liệu đặc biệt liên quan đến nghề nghiệp được cấp phép, thường bao gồm bãi đậu xe, biển báo, kho chứa và các khu vực sử dụng đặc biệt. Những tài liệu này có thể được tách ra khỏi tài liệu cho thuê.
- Kiểm tra tồn đọng tài sản như là một phần của quá trình giao hàng. Mọi tồn đọng hiện có sẽ cần được định lượng cho bất kỳ hành động nào có thể được yêu cầu. Yêu cầu bản sao của bất kỳ tài liệu và thư từ nào liên quan đến việc theo đuổi các khoản nợ. Nếu bất kỳ thỏa thuận đặc biệt nào đã được ký kết với các khoản nợ hiện tại, bạn sẽ cần một bản sao của tài liệu.
- Nhận biết những người thuê nhà và tài sản càng sớm càng tốt. Khi nói đến việc thay đổi người quản lý tài sản, người thuê nhà có thể khá nhạy cảm với những sắp xếp mới và những người mới. Trực tiếp giới thiệu bản thân với những người thuê nhà trong buổi giới thiệu bất động sản hàng ngày.
- Hiểu những gì chủ sở hữu yêu cầu báo cáo và phê duyệt. Mỗi chủ sở hữu sẽ là duy nhất và khác biệt khi tham gia vào quá trình liên lạc và báo cáo. Một số chủ sở hữu sẽ có các yêu cầu về dòng tiền và báo cáo đặc biệt để biện minh cho dòng tiền. Trong các tài sản phức tạp có nhiều người thuê, điều này có thể trở thành một thách thức khá lớn. Hãy chắc chắn rằng người quản lý tài sản bạn chọn có kinh nghiệm để đáp ứng nhu cầu của chủ nhà.
- Nói chuyện với những người bảo trì liên quan đến tài sản càng sớm càng tốt. Họ sẽ cho bạn biết rất nhiều về tài sản ngày hôm nay và những lỗi bảo trì tiềm ẩn trong tương lai. Thông tin này sẽ giúp bạn lập kế hoạch dòng tiền và chi tiêu trong nhiều năm tới. Hỏi nhân viên bảo trì về các yếu tố cụ thể của nhà máy và thiết bị có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của tài sản. Bất kỳ nhà máy và thiết bị cũ nào cũng cần được giám sát chặt chẽ để tránh các sự cố có thể xảy ra.
- Quản lý đầu ra là một phần của cơ sở kiểm soát quản lý tài sản. Chi phí tài sản phải được quản lý theo ngân sách xây dựng và các yêu cầu của từng tài liệu cho thuê. Nhiều hợp đồng cho thuê sẽ có các yếu tố kiểm soát khác nhau và báo cáo khi kết thúc quá trình khôi phục. Vì lý do này, tất cả các tài liệu cho thuê nên được xem xét cẩn thận như một phần của thủ tục chấp nhận tài sản.
- Lịch sử tài sản sẽ luôn luôn có liên quan. Nhận bản sao của các báo cáo trước đây, hoạt động tài chính và tài liệu cho thuê bất cứ khi nào có thể. Thông tin này sẽ hỗ trợ bạn trong việc thiết lập tình trạng của hỗn hợp cho thuê hiện tại và cách bất động sản có thể tiến triển như một khoản đầu tư.
- Ngân sách thu chi có thể là hiện tại hoặc năm nay. Những ngân sách này phải được chuyển cho chủ sở hữu và người quản lý tài sản mới. Bằng cách này, bạn sẽ biết các khoản thu hồi đầu ra hiện tại đã được thiết lập như thế nào và dựa trên cơ sở nào.
- Các báo cáo và chiến lược tuyển dụng sẽ thay đổi trong suốt cả năm. Điều quan trọng là tất cả các khu vực trống đều được tiếp thị thành công để giảm thời gian ngừng hoạt động của các vị trí tuyển dụng. Bất kỳ hợp đồng thuê nào đang chờ xử lý và sắp tới nên được tiếp thị mạnh mẽ để tìm những người thuê mới cần thiết.
- Hồ sơ đánh giá tiền thuê và các chiến lược lựa chọn sẽ được xem xét như một phần của quá trình xem xét tài liệu tiền thuê. Tìm tất cả các ngày quan trọng liên quan đến đánh giá tiền thuê và lịch trình tùy chọn. Những ngày quan trọng nên được nhập vào một số loại hệ thống ghi nhật ký để bạn có thể kích hoạt sự kiện sớm hoặc đúng hạn.
Dịch vụ quản lý tài sản thương mại chuyên nghiệp chỉ có thể đạt được thông qua các hành động có hệ thống và những người có trình độ tốt. Thực hiện các bước để thiết lập hệ thống của riêng bạn càng sớm càng tốt trong quy trình quản lý tài sản. Các mục trên có thể được sửa đổi và mở rộng tùy thuộc vào loại tài sản và vị trí của tài sản.
*Bài viết theo quan điểm của tác giả: John Highman, chúng tôi chỉ biên dịch và giới thiệu
